Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Voor patiëntgegevens die een huisartsenpraktijk met Aidith verwerkt, is die praktijk verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt het doel van de verwerking, de gebruikte module en wie binnen de praktijk toegang krijgt. Aidith handelt hierbij als verwerker op basis van de verwerkersovereenkomst en instructies van de praktijk.

RuilJeHuisarts, aanbieder van Aidith
Willem Alexanderstraat 2A
5671 XB Nuenen
E-mail: info@ruiljehuisarts.nl
KvK: 51346613

RuilJeHuisarts is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de zakelijke gegevens van praktijkklanten en gebruikers die nodig zijn voor accountbeheer, beveiliging, ondersteuning, abonnementen en facturatie. RuilJeHuisarts is geen zorgverlener.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Welke gegevens worden verwerkt hangt af van de gebruikte module en de keuzes van de praktijk.

2.1 Identificatie- en contactgegevens

• Voornaam, achternaam (en tussenvoegsel)
• Adres, postcode, woonplaats
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Praktijk-, gebruikers-, abonnements- en facturatiegegevens van zakelijke klanten
• Gebruikersrol, uitnodigingsstatus en laatste login van praktijkgebruikers

2.2 Bijzondere persoonsgegevens

Een module kan, wanneer dit voor het praktijkproces noodzakelijk is, de volgende gegevens verwerken:

• BSN — alleen voor veilige identificatie bij de praktijk
• Gezondheidsgegevens, waaronder:
  • informatie over uw huidige of vorige huisarts,
  • uw keuze voor LSP,
  • uw keuze voor de online patiëntomgeving van de praktijk,
  • overige gegevens waaruit uw zorgrelatie blijkt.
  • klachten, antwoorden en uitslagen binnen de Urinemodule,
  • afspraak- en betaalgegevens binnen NoShow,
  • screeningsgegevens en berekende ondersteuning binnen CVR.

3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

• Het verwerken van uw aanmelding voor de wachtlijst
• Het doorgeven van uw gegevens aan de gekozen huisartsenpraktijk
• Het voorbereiden van een mogelijke inschrijving
• Communicatie over ontvangst en status van uw aanmelding
• Beveiliging en fraudedetectie binnen ons platform
• Het uitvoeren van urine-, CVR- en NoShow-werkprocessen in opdracht van de praktijk
• Accountbeheer, ondersteuning, abonnementen en facturatie voor praktijkklanten

Wij gebruiken patiëntgegevens niet voor marketing en verkopen deze gegevens niet.

De patiënt of praktijk verstrekt de gegevens die in een module worden gebruikt. Zonder de verplichte gegevens kan het betreffende werkproces niet of niet veilig worden uitgevoerd.

Aidith kan beslisondersteunende adviezen berekenen, maar neemt geen uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijk gevolg. Een bevoegde zorgmedewerker blijft verantwoordelijk voor beoordeling en handelen.

4. Grondslag voor verwerking

De huisartsenpraktijk bepaalt en documenteert de toepasselijke grondslag voor patiëntgegevens en, waar nodig, de uitzondering voor gezondheidsgegevens. Aidith verwerkt deze gegevens als verwerker op instructie van de praktijk. Een eventueel BSN wordt alleen verwerkt wanneer de praktijk daarvoor bevoegd is en dit noodzakelijk is voor het afgesproken werkproces.

Voor zakelijke account-, contract- en facturatiegegevens baseert RuilJeHuisarts de verwerking op het uitvoeren van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigde beveiligings- en bedrijfsbelangen.

Vragen over een patiëntverwerking of een verzoek tot intrekking richt u in eerste instantie aan de betreffende huisartsenpraktijk. Aidith ondersteunt de praktijk bij de afhandeling.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Afgeronde of geannuleerde Wachtlijstaanmeldingen: anonimisering na 30 dagen
• NoShow-waarschuwingen: anonimisering op de vastgelegde datum, standaard na 7 dagen
• NoShow-facturen: anonimisering na registratie van betaling; financiële gegevens blijven bewaard zolang de wet dit vereist
• Urinevragenlijsten, patiëntgegevens en onderzoeksuitslagen: definitieve verwijdering na 7 dagen sinds de laatste activiteit. Alleen de technische tokenhash, praktijkcode en tijdstippen blijven nog maximaal 370 dagen staan om hergebruik van een oud QR-label te blokkeren. De praktijk legt medisch relevante informatie vóór verwijdering vast in het eigen patiëntendossier
• CVR-invoer en berekeningen: niet duurzaam door Aidith opgeslagen. Een gegenereerde PDF is maximaal 15 minuten sessiegebonden beschikbaar en wordt na succesvol mailen direct verwijderd
• Verlopen koppelsessies voor een urinescanner: verwijdering door de dagelijkse opruimtaak
• Account- en facturatiegegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang een wettelijke bewaarplicht of rechtsvordering dit vereist

De wettelijke bewaartermijn voor het medische dossier van de praktijk staat los van deze tijdelijke opslag in Aidith. De praktijk kan gegevens eerder laten corrigeren, verwijderen of anonimiseren wanneer geen wettelijke bewaarplicht of andere uitzondering zich daartegen verzet.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Alleen met:

• De huisartsenpraktijk waarvoor u zich aanmeldt
• Essentiële dienstverleners zoals hosting-, e-mail- en content-distributieproviders, voor zover hun dienstverlening noodzakelijk is

Dienstverleners ontvangen alleen wat voor hun taak nodig is en worden contractueel gebonden. Aidith verkoopt geen patiëntgegevens en gebruikt deze niet voor reclame.

Verwerking vindt bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte plaats. Wanneer een noodzakelijke leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit alleen met een geldige doorgiftegrondslag en passende aanvullende waarborgen.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (TLS)
• Strikte toegangscontrole
• Beveiligde opslag van gevoelige gegevens
• Logging en monitoring
• Regelmatige updates en security checks

8. Uw rechten

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke grondslag kunt u recht hebben op:

• Inzage in uw gegevens
• Rectificatie (wijzigingen)
• Verwijdering
• Beperking van verwerking
• Overdraagbaarheid (data-portabiliteit)
• Intrekking van toestemming, wanneer de verwerking op toestemming berust
• Bezwaar tegen een verwerking, wanneer dat recht van toepassing is

Voor patiëntgegevens kunt u het verzoek indienen bij de huisartsenpraktijk die de module gebruikt. Voor Aidith-account- en contractgegevens kunt u een e-mail sturen naar privacy@ruiljehuisarts.nl.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Minderjarigen

Ook gegevens van minderjarigen kunnen binnen een praktijkmodule worden verwerkt. De huisartsenpraktijk bepaalt volgens de toepasselijke zorg- en privacywetgeving wie het kind vertegenwoordigt en wanneer het kind zelf beslist. Het urineformulier legt vast of het door de patiënt of door een ouder/verzorger is ingevuld; dit vervangt de controle door de praktijk niet.

10. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw gegevens?

RuilJeHuisarts, aanbieder van Aidith
E-mail: privacy@ruiljehuisarts.nl
Website: https://aidith.nl